IDP im KMU

IDP im KMU: Dokumente rein, Buchung raus – wenn die Regeln stimmen

Im KMU-Backoffice geht viel Zeit für Dokumente drauf: Rechnungen per Mail, Spesen als Handyfoto, PDFs im Ordner-Dschungel. IDP (Intelligent Document Processing) setzt genau dort an.

Kurz gesagt: IDP hilft, Informationen aus Dokumenten zu übernehmen, damit der Standardfall schneller durchläuft – bis ins System, wenn das Setup passt.

Was IDP in der Praxis leistet

IDP kann je nach Lösung und Qualität der Belege typische Felder erkennen, z. B.:

• Lieferant/Absender

• Datum und Referenz

• Beträge (inkl. MwSt. je nach Beleg)

• Zahlungsinformationen

Der Nutzen entsteht, wenn das nicht „nebenbei“ passiert, sondern Teil eines klaren Ablaufs ist.

Warum „durchbuchen“ nicht am Tool scheitert

Damit Rechnungen vom Posteingang bis zur Buchung laufen, braucht es vor allem drei Dinge:

1. Stammdaten & Zuordnung
   Lieferanten müssen eindeutig erkennbar sein. Sonst entstehen Ausnahmen.

2. Regeln & Plausibilitäten
   z. B. Dublettencheck, Summenlogik, Toleranzen, einfache MwSt.-Checks.
   Ziel: Der Normalfall läuft durch – Sonderfälle werden markiert.

3. Ausnahmen sauber behandeln
   Gute Prozesse trennen klar: Standardfall vs. Ausnahme.
   Das reduziert Rückfragen und verhindert Chaos.

Kontrolle ohne Dauerstress

Viele KMU kombinieren das mit gezielten Kontrollen, z. B. über Stichproben oder risikobasierte Checks (hohe Beträge, neue Lieferanten, Auffälligkeiten). Nicht als Misstrauen – sondern als pragmatische Sicherheit.

Fazit

IDP ist kein Zaubertrick. Aber es kann spürbar entlasten, wenn Regeln, Zuständigkeiten und Ablage klar sind. Dann wird aus „Dokumente verwalten“ wieder ein stabiler Prozess.

Wenn du das bei dir sauber aufsetzen willst, unterstütze ich dich gern mit einer kurzen Prozess- und Tool-Einordnung.